Niezależnie od profilu działalności przedsiębiorstwa, nadrzędnym etapem i najważniejszym celem jest sprzedaż wyrobów lub usług. Działy sprzedaży, uzupełnione o przedstawicieli handlowych, zabiegają o poszerzenie spisu klientów, co ostatecznie wpływa na wzrost ilości faktur i innych dokumentów księgowych. W celu zoptymalizowania działu fakturowania, kierownik jednostki powinien zadbać o odpowiedni program do faktur. Takie narzędzie nie jest tylko ułatwieniem obowiązków odpowiednim działom, gdyż dba również o prawidłową ewidencję sprzedaży, unikając zbędnego chaosu w dokumentacji.
Faktura vat
Trzeba mieć świadomość, iż faktura VAT nie tylko jest dokumentem księgowym, gdyż jest dokumentem uprawniającym do otrzymania należności. Program do fakturowania powinien posiadać wiele opcji, nie skupiać się wyłącznie na wystawianiu faktur. Sprzedaż jest złożonym procesem, podczas którego powstaje bardzo dużo innych dokumentów. Obok ogólnie znanych faktur i magazynowych WZ-tek, ze sprzedażą ściśle powiązane są dokumenty kasowe, takie jak Kasa Przyjęła i KW, Międzynarodowy List Przewozowy (wymagany przy eksporcie).
Program do faktur
Program do faktur to także narzędzie pozwalające na dostarczanie różnego typu raportów. Należy także mieć na uwadze, iż faktury VAT posiadają niejednokrotnie pomyłki, wobec czego program powinien posiadać funkcje zapewniające ich skorygowanie. Zgodnie z polskimi przepisami podatkowymi, sprzedający ma prawo do skorygowania każdej pomyłki za pomocą korekty VAT. Z uwagi na różne ustalenia z klientami, czasem następuje potrzeba zmiany danych na fakturze, które na moment wystawienia dokumentu były prawidłowe, co także powinien zapewniać odpowiednio zaprojektowany program do fakturowania. Każda korekta dokumentu pierwotnego powinna zostać wzięta pod uwagę przez program w analizach sprzedaży, co jest istotną kwestią, z pewnością pozytywnie wpływającą na wykonywane obowiązki. Niestety istnieją na rynku takie wydania programów do fakturowania, niebędące dostosowane do polskich wymogów. Wobec tego, przy wyborze programu do faktur warto na to zwrócić uwagę. Wśród wielu ofert przystosowanego programu do faktur dla polskich firm, jest system oferowany przez Rafsoft. W zależności od potrzeb i stopnia rozbudowy struktury organizacyjnej firmy, możliwe są trzy warianty oprogramowania: START, STANDARD, PRO. Program do fakturowania opracowany przez Rafsoft ma opcję JPK Faktury, co utwierdza w program do faktur przekonaniu, iż jest to rozwiązanie dostosowane do bieżących potrzeb. Wybierając program do fakturowania, warto zwrócić uwagę na zawartość opcji importu i eksportu danych i jej zakres. Wspomniany program posiada takie możliwości, zapewniając dostęp do wprowadzanych danych i ich swobodny transfer w ramach potrzeb.
Dobór program do fakturowania
Dobór właściwego programu do faktur pozwala osiągnąć gwarancję prawidłowej ewidencji najważniejszej sfery przedsiębiorstwa, czyli sprzedaży. Prawidłowo wystawiane faktury VAT korzystnie wpływają także na wizerunek firmy w oczach odbiorców. Niepodważalnym faktem jest, iż nieczytelna zawartość faktur to ryzyko pomyłek ze strony klientów, chociażby podczas realizacji przelewów, wobec czego decyzja o zakupie odpowiedniego programu do fakturowania może być tylko jedna - pozytywna. Z uwagi na zróżnicowanie ofert, może być problem z wyborem konkretnego systemu, niemniej rozwiązanie wypracowane przez rafsoft.net zawiera wszystkie funkcje niezbędne dosłownie w każdej branży.